S?bado, 02 de octubre de 2010

Orientaciones acerca de los libros sacramentales parroquiales aprobadas por el obispo diocesano el 28 de Agosto de 2010 para la di?cesis de San Crist?bal de La Laguna.

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ORIENTACIONES ACERCA DE LOS LIBROS
SACRAMENTALES PARROQUIALES
(Texto aprobado por la XCV Asamblea Plenaria, el 23 de abril de 2010)

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La Iglesia, que ha sido adelantada en el moderno Derecho registral, tiene que seguir velando para asegurar la exactitud y conservaci?n de sus Registros, as? como para garantizar su funci?n de dar la necesaria publicidad a los datos en ellos contenidos, y facilitar su acceso a quienes tengan un inter?s leg?timo.

Los modernos medios de reproducci?n y comunicaci?n facilitan sobremanera la posibilidad de falsificaci?n de documentos o su manipulaci?n, as? como su difusi?n indiscriminada, con el consiguiente peligro de atentar contra la seguridad jur?dica y el derecho a la intimidad de los fieles.

Uno de los derechos reconocidos a todos los fieles es el derecho a la protecci?n de su propia intimidad (cfr. c. 220). Por eso la Iglesia siempre ha procurado que los datos personales de los fieles que obran en su poder a trav?s de los diversos libros parroquiales, fueran diligentemente custodiados y s?lo se pudieran proporcionar a quienes tuvieran un inter?s leg?timo en su conocimiento (cfr. cc. 383, 384 y 470 CIC'17). Coincide en esto con la moderna sensibilidad que ha llevado a muchos pa?ses a crear las respectivas Agencias de Protecci?n de Datos Personales.

Asegurar la permanencia e inalterabilidad de los datos, as? como su oportuna confidencialidad, aconseja que los registros parroquiales se sigan llevando en los libros tradicionales. En efecto, no es seguro que los medios t?cnicos actuales garanticen la permanencia de los datos recogidos y editados por medios inform?ticos. Adem?s, la llevanza tradicional constituye una garant?a ulterior para salvaguardar su genuina naturaleza, puesto que su informatizaci?n podr?a hacerlos susceptibles, en determinados casos, de calificarlos como ficheros, sujetos a una normativa estatal ajena a su verdadero car?cter, que no s?lo es jur?dico e hist?rico, sino tambi?n pastoral.?

Aunque sean muchos los celosos pastores que ya observen 11 cautelas pertinentes, la Conferencia Episcopal, ha considerado conveniente emanar las presentes Orientaciones de modo que se facilite a los p?rrocos unos criterios uniformes en un tema tan importante.

I. De los libros sacramentales y sus responsables

1. En cada Parroquia se han de llevar los libros sacramentales establecido por el Derecho, al menos el de Bautismos, Matrimonios, Difuntos (cfr. 535 ? 1) y Confirmaciones (cfr. I Decreto CEE, art. 5).

2. El encargado de los libros sacramentales parroquiales es el P?rroco. ] P?rroco puede delegar esta funci?n en un Vicario Parroquial. Para que ot persona distinta del Vicario Parroquial ostente esa responsabilidad debe tener delegaci?n escrita del Sr. Obispo o Vicario General.

3. S?lo las personas a las que se refiere el n?mero legitimadas para firmar las partidas sacramentales.

4. Los libros sacramentales forman parte de los archivos parroquial protegidos por lo establecido en el art?culo 1.6 del Acuerdo sobre Asunt Jur?dicos entre la Santa Sede y el Estado espa?ol, por lo que se pue, denegar el acceso a cualquier autoridad civil no autorizada por Ordinario.

5. Los libros sacramentales no son ficheros, en el sentido del art?culo 3 de la Ley Org?nica 15/1999 de Protecci?n de Datos de Car?cter Person por lo que no hay que comunicar su existencia al Registro General Protecci?n de Datos.

6. Se aconseja vivamente que los libros parroquiales que en el momento su cierre tengan una antig?edad superior a los cien a?os se depositen en Archivo hist?rico diocesano, sin perjuicio de la propiedad, que segu siendo de la parroquia, y se acreditar? mediante el correspondiente certificado, que se unir? al Inventario parroquial.

II. De las anotaciones y notas marginales

7. Las anotaciones en los libros sacramentales contendr?n todos los datos previstos en la legislaci?n tanto general como particular (cfr. cc. 877, 895, 1121, etc.).

8. En el libro de Bautismos, en su caso, se efectuar?n notas marginales en las que se haga constar la recepci?n de la Confirmaci?n, y lo referente al estado de los fieles por raz?n del matrimonio, de la adopci?n, del orden sagrado, de la profesi?n perpetua en un instituto religioso y del cambio de rito (cfr. c. 535 ? 2).

9. En el libro de Matrimonios, en su caso, se efectuar?n notas marginales en las que se haga constar, de forma sucinta, la convalidaci?n, la declaraci?n de nulidad o la resoluci?n pontificia de disoluci?n de matrimonio rato y no consumado.

III. Llevanza de los libros

10. Los libros, en soporte de papel, podr?n ser libros ordinarios de registro, o bien editados con esta finalidad. En todo caso se excluyen los libros formados por impresos editados y cumplimentados por ordenador.

11. Es necesario que el P?rroco d? comienzo y cierre a todo libro sacramental. Para darle comienzo debe se?alarse este hecho brevemente en su primer folio, haciendo constar la fecha, los datos identificativos esenciales del Encargado del libro, n?mero de p?ginas del libro, etc. Igualmente al darle cierre, pero en la siguiente p?gina a la ?ltima escrita. En ambos casos se debe fechar, firmar y sellar la p?gina correspondiente.

12. Los datos han de escribirse con rotulador de tinta l?quida o pluma estilogr?fica, nunca con bol?grafos ordinarios o derivados.

13. Si al extender un extracto o certificado, no se conoce alguno de los datos solicitados, el espacio (tambi?n en el caso de notas marginales) no se debe dejar en blanco, sino cruzarse con una l?nea diagonal con el fin de evitar una eventual manipulaci?n.

14. Si dentro de un libro se han dejado involuntariamente una o varias p?ginas en blanco, deben anularse cubri?ndolas de lado a lado mediante una ?nica raya en diagonal, con la misma finalidad expresada en el n?mero anterior.

15. En el caso de que al inscribir, anotar, o certificar se haya cometido alg?n error material, no debe sobrescribirse o utilizar l?quidos de borrar, sino invalidar la palabra o palabras incorrectas trazando una leve l?nea recta sobre ellas y delimitarlas entre par?ntesis para, a continuaci?n, indicar, siempre en nota a pie de p?gina, la validez de la correcci?n con la palabra "Vale", firmando posteriormente la nota. En caso contrario podr?a ponerse en duda su autenticidad.

16. El documento s?lo quedar? validado con la firma manuscrita, legible, y el sello de la Parroquia.

17. Es aconsejable el uso de tinta de color para el tamp?n de sellado. Es necesario que la impronta del sello se superponga a una parte de la firma o del texto con el fin de prevenir posibles manipulaciones.

18. Los datos requeridos en los libros sacramentales han de ser cumplimentados con extrema diligencia, a mano y con letra clara y legible, incluyendo los correspondientes ?ndices ordenados alfab?ticamente por apellidos. S?lo estos manuscritos tienen valor oficial.

19. Para cualquier rectificaci?n o alteraci?n de partidas, sean errores, omisiones o cambios efectuados en el Registro Civil, se requiere la autorizaci?n del Ordinario. Cada cambio o alteraci?n se har? constar en la partida consignando, al menos, la referencia del documento que acredite dicha modificaci?n.

IV. Expedientes matrimoniales

20. Todos los expedientes matrimoniales deben conservarse en el archivo parroquial. Una vez agrupados por a?os, han de numerarse correlativamente y, posteriormente, han de guardarse en cajas de archivo.

21. Las notificaciones recibidas con la indicaci?n de haber sido
cumplimentadas en su respectivo Libro de Bautismos, deben ser archivadas en el correspondiente expediente matrimonial, ya numerado en la forma descrita.

22. Las copias de los expedientes matrimoniales destinados a otras Di?cesis se enviar?n a trav?s de la propia Curia diocesana, que ser? quien los transmita a la Curia de destino.

V. Conservaci?n y custodia de los libros

23. Los libros parroquiales se custodiar?n en el archivo parroquial, en un armario que proporcione las necesarias garant?as de conservaci?n y seguridad, y siempre bajo llave. S?lo el P?rroco o su delegado tendr?n acceso al armario.

24. En el caso de unidades pastorales formadas por diversas parroquias, los libros parroquiales podr?n conservarse en el archivo de una de ellas, con el consentimiento del Obispo.

VI. Acceso y consulta de los libros

25. Corresponde al P?rroco o al delegado de acuerdo con lo establecido en el n. 2 expedir certificaciones o copias autorizadas de los asientos o anotaciones registrales referentes al fiel que las solicite.

26. Los certificados o extractos pueden extenderse bien escritos a mano o mecanografiados, pero siempre cumplimentados en el modelo propio de la Di?cesis y validados por la firma del P?rroco o del delegado de acuerdo con el n. 2, y por el sello parroquial. Los certificados que hayan de producir efectos fuera de la Di?cesis han de ser legalizados por el Ordinario. En el caso de que vayan redactados en una lengua no oficial en la Di?cesis de destino, se acompa?ar?n de traducci?n al espa?ol.

27. Todos los fieles tienen derecho a recibir personalmente certificaciones o copias autorizadas de aquellos documentos contenidos en los libros parroquiales que, siendo p?blicos por su naturaleza, se refieran a su estado personal.

28. El interesado, salvo que sea conocido personalmente por el P?rroco o el delegado conforme al n. 2, deber? acreditar documentalmente su personalidad, e indicar el fin para el que se solicita la certificaci?n.

29. Podr?n expedirse tambi?n certificaciones o copias cuando el interesado lo solicite a trav?s del propio c?nyuge, padres, hermanos, hijos o procurador legal. En estos casos el interesado deber?, adem?s, indicar los datos identificativos del pariente o procurador y acreditarlos documentalmente.

30. No se expedir?n certificaciones o copias autorizadas cuando no quede acreditado el inter?s leg?timo y la personalidad del interesado y, en su caso, del familiar o procurador. Se ha de guardar copia del documento que acredite los referidos datos del interesado y del familiar o procurador.

31. Salvo que disponga otra cosa el Ordinario, la documentaci?n relativa a los registros sacramentales de los ?ltimos cien a?os ha de quedar cerrada a la libre y p?blica consulta, ya que es reservada por su propia naturaleza. A partir de esa fecha pasar? a considerarse documentaci?n hist?rica.

32. Las solicitudes de datos con finalidades geneal?gicas referidos a los ?ltimos cien a?os s?lo se atender?n cuando el interesado recabe datos sobre sus ascendientes directos hasta el segundo grado inclusive.

33. En ning?n caso se debe permitir la consulta directa, manipulaci?n, grabaci?n o reproducci?n total o parcial de los libros sacramentales que se encuentren en las parroquias.

34. La microfilmaci?n, digitalizaci?n, o cualquier otra iniciativa de tratamiento global o parcial del archivo requerir? la autorizaci?n escrita del Obispo.

35. Los libros parroquiales no podr?n sacarse del archivo parroquial, salvo en los casos mencionados en el n?mero 24.

36. Cualquier duda sobre la oportunidad de extender certificados o copias autorizadas de los libros sacramentales habr? de consultarse con el Ordinario.


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